実践で使うExcelとAccessの話

20年以上Excelを使ってきた筆者が綴ります

Excelオートフィルター抽出技。色や曜日も抽出できます。設定解除の早業など。

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こんばんは。今夜も引き続きオートフィルター技の話です。さて、みなさん「セルや文字の色で抽出」または日付しか入っていないデータから「曜日で抽出」はできますか?余裕な方は、さすが! 

 

自信のない方、ぜひご参考にしてください。オートフィルターは実践で非常によく使う「データ分析の基本」です。まずは基本からいきますね。

 

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まずは基本の抽出おさらい 

オートフィルダーはデータベースから条件を絞ってデータを抽出する方法です。実務では必要なものだけ取り出す、または該当のものがどれくらいあるか数を把握するというのはよくあります。

 

私は集計をしたら必ずこのデータにはオートフィルターを設置して提出していました。Excel苦手の上司に説明したら、早速マスターして自身で色々抽出していました。それだけ簡単で便利だということですね。

 

選択する列によって〇〇フィルターの〇〇の部分が変わる

ご存じでしたか?フィールド(列)のデータタイプによって、クリックで表示されるメニューが変わります。

 

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例えば上のデータで担当者列の下向き三角をクリックすると「テキストフィルタ」と表示されます。なぜならこの列にはテキストが入力されているからです。サブメニュー(緑色で囲んだ部分)もそれに応じて変わります。

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ところで、Excelのセルに入る値(データ)のタイプには文字・数字・日付の3種類があります。この3タイプの違いが分かると、相当Excelが扱えるようになります。(続きはまた説明しますね・・)

 

とにかく・・

 

入力されたデータが・・

文字 だと テキストフィルター
数値 だと 数値フィルター
日付 だと 日付フィルター が表示されます。

 

テキストフィルター

まず「〇〇である」という「完全一致」での抽出が基本です。さらに・・

 

〇〇で始まる。〇〇を含む。〇〇を含まない。・・さらにユーザー設定フィルターを選択すると複数の条件を組み合わせて抽出できます。

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数値フィルター

数値の入ったフィールドでは、数値に特化した抽出メニューが現れます。

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〇~〇の間といった範囲での絞り込みや、〇〇以上・以下もできます。

 

さらに、データ分析でよく使う

トップテン 
上位10個だけ表示
上位〇〇%
平均より上・下  なども。

日付フィルター

動的に今日、昨日、今週、先週、来週、今月、来月四半期(1月はじまり)・・といった絞り込みができます。
日付をいちいち入力しなくてもいいので手軽です。任意の範囲設定も可能です。

 

ところで、実践では日付で集計することが非常に多いですね。「ある期間の営業成績を部門別に集計する」など。そんな時に使えます!

 

と言いますが実は・・。

日付の扱いって簡単にいかないことが多いです。データは教科書のように美しくはないんですよ。そんな時どうやって整えるか。その方が重要かもしれませんね。

 

期間として扱うためにはデータがきちんとした日付データでないとダメなんです。日付データとは何か?これにはシリアル値の理解が必要です。日付で言うシリアル値とは、1900年1月1日を起点として何日目にあたるかという数字です。それを書式設定(見せ方で)西暦でいうと2016年11月4日、和暦でいうと平成28年11月4日、曜日でいうと金曜日と表示しているだけなんです。この部分を1つのフィールド内で統一する必要があります。

 

続きは・・長くなるのでこの「整え方」については別で書きます。

  

キーワード選択の早業

古くからExcelを使っている方は意外と知らない方が多いです。 

テキストフィルターの検索機能を使って絞り込む

フィルターでは抽出キーワード候補が表示されます。項目が50音順に並びますから、これを見るだけでもデータの把握ができます。しかし、たくさんある場合、必要なものを探すのが大変です。

 

エクセル2010からはこの項目が「〇〇を含むもの」といったように検索できるようになりました。項目数が多くなればなるほど非常に便利です。まさに協力検索ツールです。

 

テキストフィルターの下の枠にキーワードを入力します。

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▼絞り込まれました。これはすごいことですよ。しかも部分検索ですからね。

※昔から使っている程、この便利さを実感します。

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ワークシート上で見えているデータで絞り込む

絞り込みたいワードがすでにワークシート上で見えている場合、そのワードで絞り込めます。右クリック⇒フィルター→「選択したセルの値でフィルター」を使います。

 

▼これです。

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この方が作業の流れとしては自然です。覚えておくと手っ取り早い。

 

おもしろ抽出。ご存じですか?

色を使ったフィルター

さて、これもすごいです。
以前は色のデータをマクロを使って取り出して・・なんて面倒なことをやっていたこともありました。

 

例えば、B列に適当に色を付けてみました。ここのフィルターボタンをクリックします。

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色フィルターをポイントすると、ほら。

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色の選択肢がちゃんと出てくるんですよ!「選べる」というところがいいですね。

 

ここでも右クリックが使えます。

「選択したセルの色でフィルター」「選択したセルのフォントの色でフィルター」

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条件付き書式と組み合わせるのもおすすめ

セルの色や文字色はセルの書式と言います。この書式は、条件によって自動的に変えることが出来るんです。これが「条件付き書式」です。

 

「条件付き書式」をあらかじめ設定しておくと、この「色でフィルター」と組み合わせるて動的に使うこともできます。動的、つまり「元データが変わると色が変わる」という意味です。条件付き書式の結果変化したセルの色や文字色でフィルターをかけることができますからね。

 

▼こういうことです。A2の書式ルール。これでA列を文字色で赤で絞るとか・・。

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曜日で抽出する方法

曜日に変換した列を作る。おすすめTEXT関数。

ここでも「なければ作る」が活きてきます。このtext関数で曜日に変換する方法は、他にもかなり使い勝手がありますよ。

 

マニュアル本にはよく「曜日を取り出すにはWEEKDAY関数を使いましょう」なんて書いてあります。WEEKDAYというのは、曜日を数字で結果表示する関数なんですけど、数字で出されたってちょっと分かりにくいんですよね。1がなんだったっけ・・・っていちいち考えないといけない。面倒だ~!ってことで、私はこのTEXT関数で出てきた結果を使って、IF関数と組み合わせて使います。

 

例えば、日曜日を抽出したいとしますね。G列「曜日」には=text(a2,"aaa")という関数が入っています。これでA列の日付を曜日に置き換えて表示しています。

 

H列ではこの曜日データを元に日曜であれば、休日と表示させています。=if(g2="日","休日","")

 

G列とH列をまとめたものがI列です。 =IF(TEXT(A2,"aaa")="日","休日","")

 

曜日を表示させる必要がなくて、まとめてやりたければ一発でI列のようにしてやってもよいです。まとめるか否かはケースバイケースです。エラーがでたらG,Hのように分けて、どこで間違ったのか調べるとよいでしょう。

 

また、あまり長い関数は読みにくいです。引継ぎすることも考えて数式は短めにしましょう。

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OR条件で抽出する方法

複数列をOR条件でで絞り込む

普通オートフィルターでは基本ANDで絞り込むことになります。
A列が〇〇かつB列が△△である→OR条件はどうですか。簡単そうだけど、意外とできない方が多いです。

 

OR関数を使う(3条件以上可能)

例えば、担当が佐藤さん、曜日が金曜日、個数が5より大きいのいずれかを満たすデータを抽出したいとします。

 

OR関数 =OR(条件,条件2,条件3)を使ってJ列に抽出用のフィールドを作ります。

条件1または条件2または条件3(いくつもつなげてOK)のいずれかが満たされていれば、結果が「true」と出ます。どれも満たさなければ、falseが出ます。

この列でtrueで抽出すれば、複数列をOR条件で絞り込むことができます。

 

▼この場合、セルJ2には =OR(B2="佐藤",D2>5,G2="金") という数式が入っています。

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オートフィルター解除の早業

ctrl+shift+Lを同時に2回押す。

はい、以上です。

もっと言うと、ctrlとshiftを押したままで、Lを2回押します!

 

オートフィルターをいったん解除して、再設定しています。結果として一気に解除されます。これは覚えるとすごく便利です。

 

さて、今日はこのあたりにします。

基本すぎたでしょうか。念のため書いてみました。データ分析といっても大仰に構えずに、簡単なことから少しずつ慣れるのが一番です。一歩一歩、近道を身に着けていきましょう。

 

実践の場では、断然よく使うんです。そしてこれができない方も多いのですよ。

 

では、またお会いしましょう。