実践で使うExcelとAccessの話

20年以上Excelを使ってきた筆者が綴ります

Excelの印刷設定の謎。同じフォントサイズなのに印刷すると大きさが違うのは・・。

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昨日職場で「同じフォントサイズなのに文字サイズが違う」という相談を受けました。今回は2つのファイルの「ページ倍率」が異なっていたのが原因でした。他の人が作ったファイルを引き継いだりすると悩んでしまう方が多いようです。慣れるまでは迷いますよね。

 

印刷設定で知っておくとよいポイントがありますので、「Excelの印刷が苦手」という方はご参考にしてください。

 

分かりやすくするために大事なところだけ絞って書きます。

 

★Excel印刷は「余白」と「ページ倍率」がポイントです★

 

印刷が苦手な方はここを確認してみてください。

 

<目次>

 

余白の内側が1ページ

まず基本中の基本、用紙の余白を確認します。当たり前だけど大事なポイントです。紙のどの範囲を印刷に使うのかここで決めます。

 

▼ページレイアウト→余白→ユーザー設定の余白

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画面の絵を見ると分かりやすいですね。

上下左右の余白の内側に印刷されます。これは1つのシート内で全ページ共通です。

 

余白の設定

余白とは紙の端から印刷領域までの幅です。「ページレイアウト」→「余白」→「ユーザー設定」の余白で「上下左右〇〇mm内側の枠内に印刷する」と指定できます。縦横はページタブで設定します。

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ページ倍率を理解する

さて次です。さらに重要ですよ。

100%が規定のサイズ

100%が「規定のサイズ」で印刷される倍率です。

 

規定のサイズとは、例えば文字サイズなら12ポイントは約4.2mm、9ポイントは約3.17mmというように決まった一定の決まったサイズのことです。100%で作成すればその一定のサイズで印刷されます。

 

ExcelはWordのようページの画面イメージになっておらず慣れないと分かりにくいですよね。画面いっぱいどこまでも広く文書が作成できます。

 

基本的にページ設定で指定した大きさで機械的に左上から区切られ、収まらない分は次のページに自動的にはみ出して印刷されます

ページ倍率で全体が拡大・縮小して印刷される

さらに重要ポイントです。

 

ページ倍率とは「規定のサイズからどのくらい拡大縮小して印刷するか」

指定するものです。

 

設定は「サイズ」→「その他の用紙サイズ」で行います。

初期設定では100%です。

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例えば余白がこのように設定されている時に・・

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100%に設定するとこのように印刷されていたものが

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同じ余白で50%に変更するだけで、このように印刷されるイメージです。

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小さくなった分、文字サイズも小さくなり罫線も細くなります

 

同じフォントサイズなのに何故か体裁が異なるのは、ここが異なることが多いのです。文書を同じように作成したい時は、ページ倍率を揃えておくとやりやすくなります。まず確認する習慣をつけることをおすすめします。

 

ページ倍率と画面倍率は異なる

ここで混同されることが多いのが「画面倍率」です。ここで変わらないのかとよく聞かれますが、違います。

 

画面倍率は単に画面の倍率を指定するだけのもので、印刷には影響しません。

画面右下のこの部分です。マウスの中央ボタンをコロコロと回すとこの数字が変わり、画面が拡大・縮小されます。

 

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便利だけど要注意の改ページプレビュー

基本は列幅・行幅・文字サイズで調整する

基本的には100%で文書を作成して、ページに収まらない時は、列幅・行幅・文字サイズを調整することをおすすめします。その方がフォントサイズや罫線の太さが一定して規定の感覚が身に着けられるからです。

 

ある程度身に着いて、上のような話が理解できた上で、おすすめしたいのが次に説明する改ページプレビューです。手っ取り早くページ切り替え位置の調整ができるので、急ぐ時にはこれを使うのも一つの手です。

改ページプレビューの使い方

例えばこういう場合です。L列の右側と17行目の下の点線がページの切り替え位置を表しています。18行目がはみ出しています。本来であれば行間を少し縮めればおさまりますので、そうするのが良いのですが、今回はこのままの縦横バランスで一枚に収めたいとします。

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表示メニューの「改ページプレビュー」をクリックします。

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このようなメッセージが出たらチェックを入れてOKをクリックします。

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画面が少し縮小されて青いラインが現れました。「1ページ」とページ番号が背景に入ります。これは印刷されません。

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17行目の下の青い横ラインを下へドラッグします。

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全体が1ページ内におさまりました。簡単ですね。

 

「表示メニュー」→「標準」で表示は元に戻ります。見にくい方は戻しておきましょう。

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改ページプレビューの正体

改ページプレビューは何を意味するのでしょうか。ページレイアウト→サイズ→「その他の用紙サイズ」を確認してみましょう。

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初期設定では100%だったページ倍率が、95%になっています。

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つまり、改ページプレビューは「ページ倍率の自動調整機能」なのです。

 

自動調整機能にはもう一つ便利なものがあります。

ページ倍率の下にある「次のページ数に合わせて印刷」です

現在の印刷設定範囲を何ページにわたって印刷するかというものです。

例えば「横1×縦1」と設定すれば、全体を1ページに自動的に収めてくれます

 

縦横の比率は一定で拡大縮小してくれます。そのため、縦横の内どちらかはみ出す方があればそれが余白の内側に収まるように自動調整します。

 

ですので、倍率は縦横のうち、長い方に影響されます。

 

「横1×縦 空白」とすれば、「縦は何ページに渡ってもいいので、横幅がぴったりおさまる範囲に倍率を自動調整する」ように働きます。これはよく使います。

 

慣れるまで少し混乱する方が多いのは、このようにいくつかの要素が関わることに拠ります。

 

ここが理解できれば、かなりスッキリすると思います。

 

ちなみに100%の時は罫線が少し太くなるので、私は罫線の中でも一番細いこのラインをよく使います。

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Excelのツールバーの罫線ボタンを使うともう一回り太いラインがデフォルトですが、こちらを外枠のラインに使うとちょうどいい事が多いです。

 

今日は、まずは基本の部分をご紹介しました。

印刷にはその他色々便利な方法がありますが、またの機会にご紹介します。

 

何かのお役に立てば幸いです。

 

ではまたお会いしましょう。