実践で使うExcelとAccessの話

20年以上Excelを使ってきた筆者が綴ります

Excelの小技:元データシートとの連携を崩さずにシートをコピーする方法

今日は簡単で使える小技の紹介です。

ピボット集計、グラフ、関数などシート間で連携していて、これをコピーして新たなセットを作りたい。そんな時これを使うと、データ元のリンクを貼りなおさなくてもいいので大変便利です。

 

操作はあっけないほど簡単です。しかし知っているといないとでは、作業効率が違います。

 

例えばこういう場合

ここに2つのシートがあります。

 

⇒「データ」シート

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⇒「グラフ」シート:データAシートを元に作成したグラフ

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「このデータとグラフはそのままにして、セットでコピーしたい」場合、どう操作するのがよいでしょうか。

 

私の職場にデータとグラフを別々にコピーしている人がいました。

 

データシートをコピーしてデータ(2)シートを作った後、
グラフシートをコピーしてグラフ(2)シートを作る・・。

 

これだとグラフの元データを変更しなおさないといけません

間違いではありませんが、おすすめはしません。

 

 ▼具体的に言うと、ここでこうして元データを修正しないといけない。

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「データ(2)」シートに変更。ちょっとしたことだけど面倒です。

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セットでコピーする方法(おすすめ)

こういう時は、シートごとセットでコピーしましょう。

 

つまり「最初に2シートごと選択してコピー」するのです。

 

▼簡単ですが、やり方を説明します。

 

どちらかのシートを選択した状態で・・

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「ctrl」キーを押しながらもう一つのシート名タブをクリックして複数シート選択します。

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シート名の上で右クリック→「移動またはコピー」でシートをコピーします。

(もちろんctrlを押しながらドラッグでもコピーできます。ここでは画面どりが出来なかったので右クリックにしました)

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分かりやすいように末尾へ移動しました。

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シートが複製できました。

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「セットでコピー」が良い理由

一言でいうとこれです!

「コピー先のデータシートを参照してくれる」

 

では、コピー先である「グラフ(2)」シートのグラフを右クリックして元データを確認してみましょう。

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ほら、データソースがコピー先の「データ(2)」シートになっていますね

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これで元のグラフセットを崩すことなく、心置きなくコピー先のデータを編集することができます。

 

ピボット集計や関数にも使える

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ピボット集計では「データ」と「集計結果」でシートを分けるのがよいと以前ご説明しました。ということはシートが分かれているわけです。

 

「ちょっと違うパターンでも出して欲しい」

 

こんな時、もとのピボット集計はそのままに、新たなセットを作ります。シートをまたいでセル参照して関数を入力している時も同じです。

 

試してみてください。データ元もきちんと移動している、この便利さは分かる人には分かります!

 

私の周りでも意外と知らない方が多いです。操作自体は簡単ですが、考え方を身に着けておくと無駄な作業が省けます。ぜひご活用ください。

 

では、またお会いしましょう。